Atelier d'idéation

Télétravail – Comment organiser un Design Sprint à distance ?

L’organisation d’un Design Sprint à distance

Suite à l’annonce du Président de la République ce lundi 16/03, les entreprises passent au télétravail pour limiter la diffusion exponentielle du Coronavirus.  La plupart s’adapte dans ce contexte économique pour le moins, exceptionnel. De nombreuses entreprises et prestataires cherchent des solutions pour organiser un Design Sprint malgré ces difficultés. Un contexte où le marketing digital va gagner en importance au fil de ces prochaines semaines.

Malgré le covid-19, comment mener à bien tous ses projets ?

La vie ne s’arrête pas pour autant, et les entreprises doivent continuer à concevoir et développer leurs projets. Même les écoles et universités s’organisent pour dispenser leurs formations à distance.

Une bonne occasion de s’intéresser aux méthodologies de conception à distance telles que le Design Sprint “virtualisé”. En effet, organiser des ateliers collaboratifs à distance demande une organisation tout à fait différente d’un atelier classique.

La mise en scène d’un Design Sprint en télétravail

Tout d’abord le Sprint Master s’inspire beaucoup des techniques de langage utilisées dans les podcasts pour créer l’ambiance dans l’équipe et fédérer les participants qui ne se voient pas pendant l’ensemble du Sprint, mais doivent tout de même rester motivés et échanger via un web-meeting à distance.
Ainsi il crée aussi, tout au long du Sprint, des rituels de communication et même des échanges informels, l’équivalents des pauses café, à distance, qui accompagnent les différentes étapes et exercices prévus par la méthodologie de Google.

Qu'est ce que le Design Sprint

Dérivé du « Design Thinking » le design Sprint a été inventé par Jake Knapp en 2010

 

En plus des qualités d’animation à distance du Sprint Master, le Design Sprint virtuel demande également l’utilisation d’outils différents quand il inclut des participants à distance. Au premier abord, il semble difficile de remplacer le tableau blanc et les post-its qu’on utilise habituellement, mais fort heureusement des outils permettant cela existent.

 

Tableau blanc d'un Design sprint à distance

Design Sprint : Déjà l’idéal pour être fait à distance ?

Le Design Sprint, par ses exercices individuels de création, se prête particulièrement bien à être organisé à distance. Le travail individuel de dessin et les exercices tel que le “Art Museum” ou les participants ne doivent pas échanger ou communiquer mais regarder les créations dans le silence et voter par gommettes font en grande partie la qualité d’un Design Sprint. L’ensemble des autres phases étant également bien cadré, le Sprint Master peut réussir à créer de réels moments d’échanges à distance.

Lors de la première phase d’un Design Sprint, on observe, à plusieurs, un concentré des informations disponibles sur la problématique.

Les interventions des experts (voix de l’utilisateur, l’existant, la concurrence, le marché, la vision business etc.) se font très facilement en web-conférence.

Pendant cette phase, l’astuce psychologique qui permet de faire émerger des opportunités est l’écriture des notes au format “HMW” qui commence par “Comment pourrait-on … ?” Pour que les utilisateurs puissent suivre les experts, on leur demande simplement de noter ces idées d’opportunités sur un bloc-notes papier. Ils doivent ensuite les transférer collaborativement sur des post-its virtuels sur notre tableau en ligne.

Cela prend un peu plus de temps que dans un Design Sprint habituel où on écrit directement sur des post-its, mais nos Sprint Masters ont trouvé une astuce pour palier à cela : Dans le webmeeting, chacun son tour lit un post-it à voix haute et les autres ajoutent les leurs sur le même sujet. On gagne ainsi beaucoup de temps sur la phase de lecture et de classification des post-its et on fait émerger les sujets importants plus rapidement.

Pour la phase de mapping du parcours utilisateur, on utilise simplement notre tableau blanc en ligne, qui est préparé avec les différents profils d’utilisateur et permet de créer facilement un diagramme de parcours de façon collaborative.

Pour les phases de dessin, le Sprint Master partage son écran avec un timer. Les participants doivent tout simplement prendre en photo leurs dessins et les uploadent directement sur le board.

Le vote se fait facilement par gommettes “virtualisées” qui sont également préparées à l’avance par le Sprint Master du Design Sprint.

Quelle durée pour un Sprint connecté ?

Selon la problématique, la durée minimale d’un Design Sprint à distance (sans prototype et user test) est de 1,5 jours.
Deux possibilités s’offrent à vous en suivant. La création d’un prototype, comme dans un Design Sprint habituel : si l’audience s’y prête, la création du prototype se fait collaborativement dans un outil comme Google Slides, ainsi, tous les participants peuvent directement participer. Ou bien, on fait un partage des tâches selon les compétences et les UX Designer de l’agence qui vous accompagnent prennent le rôle du “Maker” et du “Sticher” et créent le prototype sur Sketch/Invision. Cette phase prend toujours 1 journée. On collabore toujours en web-meeting.

Ensuite, les interviews des utilisateurs se font aussi via webmeeting, où on peut suivre en même temps le partage d’écran avec le prototype et la webcam du probant. Un des participants se concentre alors sur les émotions de l’utilisateur via la webcam, pendant que l’autre suit le parcours de la souris sur le prototype.

A retenir :

Pour un Design Sprint à distance il vous faut :
– un Sprint Master habitué à cet exercice qui demande un skill-set bien spécifique

– une méthodologie de Design Sprint “virtualisée
un tableau collaboratif en ligne avec fonctionnalité post-its, images et diagrammes sans restriction de taille

– des outils de conception à distance (comme Skype, Google Meet/Hangout ou Join.me)
– ordinateur avec webcam, smartphone, papier A4 et stylos pour chacun
– un outil de prototypage collaboratif comme Google Slides

et la bonne Digital Factory, comme MOONDA, pour vous accompagner 😉

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