Design Sprint à distance

Les 3 facteurs clés pour un Design Sprint à distance réussi !

Réaliser un Design Sprint à distance peut sembler challengeant au premier abord. Chaque équipe (y compris la vôtre) a un ensemble de contraintes propres à contourner. Mais rien n’est inatteignable avec la préparation adéquate et un bon WiFi.

Pour rappel, le Design Sprint est une méthodologie développée par Google permettant de voir très rapidement si votre projet tient la route ou non. Idéal quand il est question de marketing digital. Nous avions d’ailleurs dédié un article à ce sujet.

C’est bon ? Alors commençons…

Préparez le terrain du Design Sprint à distance

C’est surement LE point le plus important pour un Design Sprint à distance réussi. De votre préparation dépendra le bon déroulement de vos activités le jour J.

Décidez de la problématique à aborder en amont :

C’est la première question que vous devez vous poser au moment de la planification de votre sprint, il doit en effet permettre de soulever une problématique bien distincte.

Elle peut être vaste :

  • Définir un produit pour la première fois
  • Effectuer une refonte majeure de vos sites Web / applications
  • Valider une fonctionnalité à venir
  • Valider de nouveaux marchés

Ou il peut s’agir d’un problème spécifique que vous n’arrivez pas à résoudre :

  • Des taux de conversion faibles sur une période de temps donnée
  • Un ratio visiteurs-inscriptions insatisfaisant

Pour cela, le mieux est de préparer un bref document résumant le défi à relever et comprenant les éléments suivants :

  • la problématique clairement définie et d’éventuelles contraintes,
  • les livrables que vous souhaiteriez obtenir d’ici la fin du sprint,
  • votre vision du succès et les indicateurs permettant de la mesurer.

Envoyez ce document par e-mail à chaque membre de l’équipe participante afin qu’ils aient une première idée de ce qui les attend, puissent vous donner leurs retours et, le cas échéant, vous permettre de redéfinir le cadre de votre problématique.

Configurez votre tableau blanc virtuel :

Assurez-vous de configurer votre tableau blanc virtuel à l’avance et de garder à l’esprit les éléments suivants :

  • Créez un espace séparé pour chaque activité. En effet, l’un des avantages du Design Sprint à distance est qu’avec un espace illimité, vous pouvez donner à chaque étape du processus sa propre zone dédiée sur le tableau blanc. Ce cadre donne à votre équipe une feuille de route visuelle au début du sprint et aide à expliquer le processus aux potentiels débutants. Cela fournira également une sorte de «barre de progression» pendant la journée : chaque fois que vous terminez une activité et passez à l’espace suivant, vous êtes visuellement plus proche de votre objectif.
  • Préparez chaque espace avec des exemples et des instructions. Utilisez des exemples de CPN (Comment pourrions-nous…), de Lightning Demos, etc. pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti de chaque activité.

N’oubliez pas les fournitures “en chair et en os” :

Votre équipe aura besoin de fournitures de bureau afin de pouvoir réaliser des croquis et storyboards. Alors assurez-vous qu’ils ont au moins un Sharpie et du papier d’imprimante avant le début de votre sprint.

Enfin, prévoyez au moins 30 minutes avec votre équipe la semaine avant le Design Sprint à distance pour expliquer comment le sprint fonctionne et leur montrer le logiciel de visioconférence et le logiciel de tableau blanc virtuel que vous utiliserez. C’est une occasion pour eux de s’exercer à manipuler les outils ET une opportunité pour vous de faire un Design Sprint “à blanc” sans la pression du planning. Pendant la réunion, vérifiez aussi avec chaque personne qu’elle est dotée d’une bonne connexion internet (indispensable), qu’elle peut accéder à tous les logiciels et qu’elle a les capacités de les utiliser correctement (Si le Wifi ne marche pas, pensez au câble !😉)

Le câble ethenet, idéal pour bien réussir son Design Sprint à distance

 

Assurez une communication fluide

Comme dans un Design Sprint présentiel, lors d’un Design Sprint à distance toute l’équipe est rassemblée dans une pièce. Cependant, dans ce cas, c’est une salle de visioconférence. Pour la meilleure expérience possible, demandez à tout le monde d’allumer leurs caméras et de conserver la vidéo tout le long du sprint. La présence de la vidéo doit être indispensable et non-négociable. Ce ne sera pas tout à fait la même chose que d’avoir votre équipe ensemble dans une salle physique, mais ce sera incomparable à une expérience uniquement en audio.

En plus d’utiliser la vidéo, vous pouvez aussi faire appel à plusieurs exercices favorisant les interactions avec votre équipe :

Au début du Design Sprint à distance, optez pour un “team building” :

Lorsque votre équipe est réunie au même endroit, il est plus facile pour les participants de se connecter entre eux. Ils peuvent se poser des questions, discuter, ou même déjeuner ensemble. Lorsque vous gérez une équipe virtuelle, le Team Building permet de créer un espace de confiance et donne la possibilité à votre équipe de socialiser. Vous trouverez sur internet des dizaines de petits exercices ne prenant pas plus de quelques minutes et que vous pourrez intégrer au début de votre première journée.

Faites le point :

Chaque fois que l’équipe se connecte (le matin ou après la pause, par exemple), faites une vérification audio et vidéo. C’est un bon moyen de s’assurer que tout fonctionne et que tout le monde est prêt à passer à l’action.

Passez la parole :

Communiquer à travers un outil de visioconférence peut rapidement se transformer en chaos. Afin d’éviter cela vous pouvez mettre en place une prise de parole successive. Le facilitateur prend la parole puis nomme quelqu’un à haute voix à qui il souhaite la passer, et ainsi de suite jusqu’à ce que tout le monde ait été entendu. Si une personne n’a rien à partager, pas de soucis, elle peut facilement passer son tour et proposer à quelqu’un d’autre de prendre la parole. Cet exercice engage l’équipe et garantit que toutes les voix seront entendues aux points d’inflexion critiques.

Choisissez les bons outils

La clé de voûte de votre Design Sprint réside dans le choix des outils que vous utiliserez, et pour un Design Sprint à distance, trois sont essentiels :

  • Tout d’abord, la visioconférence pour garder tout le monde engagé pendant les activités de groupe.
  • Deuxièmement, une application de tableau blanc virtuel qui deviendra votre cerveau partagé pendant le sprint.
  • Et troisièmement, un forum de discussion d’équipe pour la communication tout au long de la semaine (préparation incluse).

 

Si vous avez déjà des outils qui fonctionnent pour vous et votre équipe, intégrez les à votre Design Sprint à distance. Par exemple, si votre entreprise fonctionne sur G Suite, vous souhaiterez probablement utiliser Google Meet pour la visioconférence. Ou peut-être que votre équipe utilise Slack comme outil de discussion interne – dans ce cas mieux vaut garder les outils auxquels votre équipe est familière. Cela vous permettra de gagner du temps mais aussi d’éviter des frustrations inutiles lors de la prise en main.

 

Si vous n’utilisez pas déjà ces outils essentiels, vous pouvez opter pour nos choix proposés dans cet article.

 

Dans tous les cas, choisissez avec soin, car les outils que vous utiliserez pourraient faire partie du flux de travail de votre équipe pendant longtemps.

 

Les Design Sprints à distance sont donc à la fois possibles et efficaces, ils nécessitent juste un peu plus de planification et de préparation pour se dérouler correctement. La plupart de ces conseils s’appliquent d’ailleurs pour tout type d’atelier de création à distance – sprint ou non. Enfin, comme tout ce qui touche de près ou de loin à la conception, soyez prêt à créer, expérimenter et itérer jusqu’à ce que vous trouviez le bon processus pour votre équipe.

 

Vous souhaitez vous aussi préparer votre Design Sprint à distance ? Discutons-en !

 

Crédit photo : Alvaro-Reyes / Unsplash

Nous sommes créas, chefs de projets, devs, commerciaux, planneur strat' ou traffic manager au sein de l'agence de communication digitale MOONDA et nous partageons avec vous nos réflexions. Nous parlons de ce qui nous inspire, nous fait vibrer, nous challenge et nous amuse.